Comment mettre en place un processus de digitalisation du métier de Trésorier ?

La transformation digitale des entreprises est un sujet complexe et souvent mal compris. Elle implique une profonde remise en question des processus internes pour optimiser l’organisation et les opérations de l’entreprise. Cette transformation vise à intégrer pleinement les technologies numériques dans tous les aspects de l’entreprise, améliorant ainsi l’efficacité et l’agilité des entreprises.

Pour une entreprise, la digitalisation des processus consiste à utiliser les technologies numériques pour automatiser et optimiser les tâches, les flux d’information et les modes de collaboration, le tout en assurant la traçabilité et la sécurité des opérations.

Appliquée à la trésorerie d’entreprise, la digitalisation repose sur plusieurs technologies clés :

• La RPA* (Robotic Process Automation) automatise les tâches répétitives et chronophages comme les rapprochements bancaires, via des robots logiciels.
• L’Intelligence artificielle* (IA) apporte des capacités d’analyse prédictive (détection d’anomalies, prévisions de cashflow…) grâce au machine learning appliqué au Big Data.
• La Blockchain* permet des paiements en temps réel et facilite le financement de la supply chain grâce aux smart contracts.
• Le Data analytics offre une vision à 360° des flux de trésorerie grâce à l’agrégation de données multi-sources et à des outils de visualisation puissants.

Grâce à ces innovations, les Directions Financement et Trésorerie peuvent optimiser leur gestion de la trésorerie, avec à la clé des bénéfices concrets:

• Des gains de productivité et de temps significatifs en éliminant les tâches à faible valeur ajoutée. L’entreprise et ses équipes peuvent ainsi focaliser leurs efforts sur des activités d’analyse et de conseil aux opérationnels.
• Une meilleure conformité et traçabilité, en fiabilisant l’ensemble de la chaîne et en facilitant les contrôles et les audits, grâce à une piste d’audit digitale exhaustive.
• Une gestion proactive des risques (change, taux, liquidité, fraude…) via des tableaux de bord dynamiques, des scénarios de stress test et des alertes intelligentes.
• Un pilotage temps réel de la trésorerie, avec une visibilité instantanée sur les positions, facilitant la prise de décision.
• Une amélioration des prévisions de trésorerie grâce aux algorithmes d’apprentissage automatique qui améliorent la précision et la fiabilité des prévisions, aidant ainsi à anticiper les besoins en liquidités et à maintenir la stabilité financière de l’entreprise.

Découvrez l’interview de l’Associé Treasury and Cash Management chez Mazars sur les Prévisions de trésorerie et intelligence artificielle : comment maximiser l’efficacité des prévisions financières ?

En résumé, la digitalisation des processus de trésorerie permet de sécuriser les flux financiers tout en créant davantage de valeur. Elle positionne la fonction Trésorerie comme un véritable « business partner » au service de la performance et de la croissance de l’entreprise. Pour en savoir plus sur les fondamentaux, vous pouvez consulter notre guide complet sur la gestion de trésorerie.

Un projet de digitalisation des processus métiers s’inscrit dans une démarche structurée, alignée sur les priorités stratégiques de l’entreprise. L’organisation suit généralement trois étapes clés.

Il s’agit de cartographier tous les processus actuels, de comprendre toutes les opérations nécessaires, d’identifier les zones de friction (tâches manuelles, à faible valeur ajoutée, à risque) et les cas d’usage prioritaires.

Pour quel objectif ? D’abord pour identifier les “quick wins”, ces améliorations rapides et évidentes à fort ROI, de quoi donner aussi une impulsion au projet. Ce diagnostic permettra aussi de définir des indicateurs clés pour mesurer les progrès.

Cette étape de cartographie permettra de modéliser plus facilement les processus de l’entreprise par la suite pour chaque métier. Plusieurs solutions numériques existent pour la mettre en place et communiquer en interne. Des méthodes de diagramme des processus et outils de cartographie permettent de visualiser clairement les étapes du workflow. Des logiciels de BPM (Business Process Management) qui donnent une image plus large de l’ensemble des processus et de la gestion d’une entreprise peuvent également être utilisés.

Sur la base du diagnostic, une feuille de route est établie, détaillant l’organisation des différents chantiers, les ressources nécessaires (compétences, budget), le calendrier et les livrables.

Un facteur critique de succès est d’impliquer les bonnes parties prenantes dès cette phase : trésorerie et finance bien sûr, mais aussi IT, achats, opérationnels. La conduite du changement doit être anticipée via un plan de communication et de formation pour recueillir l’adhésion de tous les métiers.

La notion de workflow est cruciale dans la digitalisation des processus métiers des entreprises, car elle permet de modéliser l’ensemble des tâches, des étapes et des ressources nécessaires à la réalisation d’un processus complet, en vue de les optimiser et de les automatiser.

Un workflow représente le cheminement des tâches depuis leur initiation jusqu’à leur achèvement, impliquant différents acteurs, outils et délais. Par exemple, dans le cas de la gestion de trésorerie, le workflow englobe des étapes telles que la collecte des données financières, la prévision des flux de trésorerie, l’approbation des paiements, la communication avec les institutions financières, la réconciliation bancaire et la génération de rapports financiers. Chaque acteur du processus doit savoir précisément quelle tâche accomplir et à qui la transmettre ensuite.

L’enjeu principal du workflow dans la digitalisation des processus financiers est de fluidifier ces étapes et d’automatiser les tâches répétitives à faible valeur ajoutée, permettant ainsi aux trésoriers de se concentrer sur des activités plus stratégiques, telles que l’analyse financière et la gestion des risques. L’automatisation via des outils appropriés garantit le bon fonctionnement global du processus, augmente l’efficacité et réduit les erreurs, contribuant ainsi à une meilleure gestion des liquidités et à une optimisation des ressources financières internes.

L’outil est évidemment un facteur clé de succès de la transformation digitale. Mais face à la profusion des solutions de gestion de trésorerie et des offres “Treasury-as-a-Service”, comment faire le bon choix ? Voici quelques critères à examiner dans un logiciel de trésorerie.

La solution doit adresser l’ensemble des processus de trésorerie avec des modules dédiés : communication bancaire, paiements, cash management, prévisions, gestion des risques, financements, garanties, réglementaire…

De plus en plus de logiciels de trésorerie intègrent des technologies d’IA pour de l’analytique avancée (détection de fraude, matching intelligent…).

La capacité de la solution à s’interfacer avec le SI existant est primordiale. Tout simplement parce que l’idée est d’automatiser de bout en bout.

Vérifiez la connectivité avec votre ERP (certification), la compatibilité avec les formats de vos banques et la disponibilité d’API ouvertes et sécurisées pour interconnecter vos outils. Le déploiement en mode SaaS facilite cette intégration.

L’environnement réglementaire et technologique évolue très vite. Votre outil de digitalisation doit pouvoir s’adapter facilement.

Questionnez l’éditeur sur sa feuille de route, sa stratégie d’innovation. Un paramétrage souple par vos équipes et une tarification évolutive (par module, pay per use…) sont de réels plus.

Si votre entreprise est multinationale, votre solution doit pouvoir supporter différentes devises, réglementations, GAAP* (ou normes comptables), schémas comptables…

La mise à disposition de formats de paiement locaux et la possibilité de déployer des payment factories régionales peuvent aussi faire la différence.

C’est la grosse inconnue, qu’il faut creuser impérativement. Alors que la cyber menace s’intensifie, votre solution de digitalisation des flux financiers doit être sécurisée de bout en bout.

Cela couvre tout : gestion des droits granulaire, authentification forte, chiffrement, monitoring d’activité… Demandez la politique de sécurité, le plan de continuité et les certifications (ISO…) de l’éditeur.

Allez pour finir au-delà des fonctionnalités : évaluez la capacité de l’éditeur à être un vrai partenaire de votre entreprise / organisation sur le long terme.

Un projet de digitalisation s’inscrit dans la durée et mobilise toute l’entreprise. Analysez les services proposés : cadrage du projet, aide au paramétrage, reprise de données, formations… et exigez une équipe projet dédiée pour vous guider à chaque étape !

Construire un projet de digitalisation des processus de trésorerie peut sembler complexe. Cependant en suivant une méthodologie structurée, vous mettrez toutes les chances de succès de votre côté.

Analysez vos processus de trésorerie actuels de bout-en-bout. Concrètement, allez depuis l’initiation d’un paiement fournisseur jusqu’à la réconciliation d’un relevé bancaire. Identifiez les tâches manuelles, les délais, les sources d’erreur humaine…

L’idée est de modéliser la gestion des flux financiers, et identifier les opportunités d’automatisation.

Cette première étape est cruciale. Plus votre organisation est complexe plus le niveau de détails sur la cartographie des processus métiers sera importante. N’hésitez pas à vous faire accompagner par un cabinet de conseil expert en trésorerie , tel que l’un de nos partenaires certifiés

Sur la base de cet audit, définissez vos objectifs de digitalisation chiffrés : réduction des coûts de traitement, amélioration de la productivité, accélération des délais de prévision de trésorerie, hausse du taux de straight through processing…

En l’état, hiérarchisez vos chantiers selon leur ROI et leur facilité de mise en œuvre. L’idée est de donner la priorité aux chantiers apportant d’emblée de la satisfaction au sein de votre organisation.

Définissez les briques technologiques nécessaires : workflow de validation, module de communication bancaire, sécurisation des paiements, suivi des risques financiers, de contreparties, de liquidité et opérationnels, outils d’analyse prédictive…

Challengez vos éditeurs de logiciels de trésorerie et de paiements sur leur feuille de route en termes d’Intelligence Artificielle, de bot, de solutions API… La capacité de paramétrage par tel ou tel employé et d’interfaçage avec votre ERP sont clés.

Commencez par un pilote sur un périmètre restreint (une filiale, un processus pour commencer…). L’objectif ici est de tester votre solution, son fonctionnement et en ajuster les paramétrages.

Formulez et instrumentez vos KPIs, mesurez les gains, capitalisez sur les leçons apprises. Puis élargissez progressivement le scope en vous appuyant sur votre direction informatique ou sur des relais locaux (salarié, manager) bien formés et motivés.

Un projet de digitalisation n’est jamais fini ! Surveillez vos KPIs, challengez vos utilisateurs, étudiez les nouveaux use cases des Fintech et néo-banques.

L’optimisation d’une fonction aussi complexe que la Trésorerie d’un grand groupe se nourrit de petites victoires successives. Chaque acteur convaincu, chaque optimisation d’un processus, chaque gain sur la qualité documentaire vient s’ajouter au projet.

En fournissant ce type de mode d’emploi très pratique, avec des actions concrètes à chaque étape, nous armons le Directeur Financement et Trésorerie avec une méthode de départ. L’objectif est qu’après cette lecture, il reparte avec un plan d’action clair et actionnable pour son entreprise.

Un projet de digitalisation des processus de trésorerie peut rapidement dériver s’il n’a pas une approche cadrée et pilotée.

Voici quelques pièges à éviter absolument :

• Des objectifs mal définis : ayez une vision claire des résultats attendus (par exemple automatisation de X% des tâches), autrement le projet manquera de focus. Il faut réduire les indicateurs à une poignée de KPIs précis. Mesurez régulièrement leur évolution.
• Un scope fonctionnel intimidant : vouloir tout digitaliser d’un coup est la meilleure manière d’épuiser vos équipes. Il faut plutôt concentrer la mission d’abord sur les processus les plus critiques et chronophages (rapprochement bancaire, gestion des paiements…). Un « quick win » créera une dynamique positive, puis un autre…
• La résistance au changement : un outil, même performant, ne sera pas adopté si vos équipes le prennent d’emblée comme une menace. La formation et l’interaction sont cruciales. Faites de vos power users des ambassadeurs du changement, et annoncez clairement un accompagnement (coaching, ajustement des rôles…)
• Le shadow IT : un effort de digitalisation qui n’implique pas la DSI, c’est prendre un gros risque. Celui de découvrir après coup des failles de sécurité et des silos de données… Co-construisez votre feuille de route avec vos CTO (responsable du déploiement des technologies), CISO (responsable de la sécurité des systèmes d’information et DPO (délégué à la protection des données). Un échange avec eux vous aidera à bien vérifier la conformité RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données ) et les certifications de sécurité de vos solutions SaaS.

Un projet de transformation trop ambitieux aura du mal à livrer de la valeur rapidement. Mieux vaut phaser et commencer par les processus les plus matures et à fort impact business. Pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) des logiciels clé-en-main offrent un bon compromis entre richesse fonctionnelle et rapidité de mise en œuvre.

La digitalisation des processus de trésorerie est devenue incontournable pour les Trésoriers souhaitant gagner en efficacité et en pilotage stratégique. Pour réussir cette transformation, le choix du bon partenaire technologique est primordial.

Les solutions myDiapason ont été conçues par des experts pour les besoins des trésoriers. Elle offre une réponse intégrée et modulaire. Disponible en SaaS ou On Premise, elle automatise l’ensemble de vos processus via trois modules complémentaires :

• myDiapason Cash pour optimiser votre cash management,
• myDiapason Payment pour sécuriser vos paiements,
• myDiapason Risk pour maîtriser vos risques financiers.

Il s’agit d’une solution informatique nativement interfacée avec votre SI. Elle est paramétrable et évolutive, ce qui signifie qu’elle accompagne votre croissance dans la durée, comme en témoignent déjà plus de 10 000 utilisateurs au quotidien (Fnac Darty, France TV, Maisons du Monde…).

Au-delà de sa plateforme, Diapason vous propose un accompagnement de bout-en-bout pour accélérer votre projet de digitalisation : conseil, implémentation, conduite du changement, aide opérationnelle.