La fraude liée aux paiements fournisseurs est un véritable fléau pour les entreprises. Selon une étude de PWC de 2020, la fraude coûte en moyenne 40 milliards de dollars aux entreprises dans le monde.
En France, une entreprise sur deux a été victime d’au moins une tentative de fraude au virement en 2022. Plusieurs cas récents de fraude témoignent de cette réalité. Un promoteur immobilier escroqué de 38 millions d’euros en février , la commune de Saône-et-Loire victime d’une arnaque “au faux président” à hauteur de 350 000 euros…
Les entreprises doivent donc être proactives dans leur lutte contre la fraude pour protéger leurs finances.
Les directions financières en proie à la fraude
La qualité des données fournisseurs est cruciale dans la lutte contre la fraude. Cependant, les entreprises ne sont souvent pas équipées pour assurer la fiabilité de ces données et faire face efficacement aux risques de fraude. Les processus manuels, tels que le principe des “4 yeux” ou la ségrégation des tâches, sont faillibles, longs et chronophages pour les équipes opérationnelles. Les données viennent de différents systèmes et sont traitées par plusieurs personnes, ce qui peut rendre difficile la mise en place de contrôles efficaces.
Les entreprises doivent donc mettre en place des processus plus robustes pour protéger leurs paiements fournisseurs.
Les 4 bonnes pratiques à suivre pour sécuriser vos paiements fournisseurs
Afin de garantir la sécurité de vos paiements fournisseurs et de prévenir les fraudes, Diapason, éditeur de solution de Trésorerie, et son partenaire Trustpair, qui propose une solution de prévention de la fraude au virement, vous recommandent de mettre en place les quatre meilleures pratiques ci-dessous.
1. Contrôler la fiabilité des données dès le début de la relation
Les processus de paiement sont souvent longs, et il est tentant d’attendre que le fournisseur demande un paiement pour effectuer un contrôle de ses données. Cela peut cependant conduire à une précipitation pour éviter tout retard de paiement. Nous recommandons donc de systématiser les contrôles dès le début de la relation avec le fournisseur, lors de la demande d’ajout ou de modification de ses coordonnées bancaires. Cette approche permet d’automatiser et de suivre les contrôles tout au long de la chaîne de paiement, tout en faisant gagner du temps aux équipes.
2. Sécuriser les flux et les accès aux systèmes d’informations
La sécurisation des flux est essentielle pour empêcher les actions frauduleuses. Il est donc important de chiffrer les fichiers de paiement et les fichiers de tiers qui transitent d’un système à un autre, afin de s’assurer que les données sont inaltérables. Il convient également de proscrire l’import manuel de données dans le TMS et de restreindre l’accès aux outils métiers pour empêcher les actions frauduleuses.
3. Paramétrer les outils pour détecter tout comportement anormal
Il est important de bien paramétrer les outils de paiement pour détecter tout comportement anormal. Pour cela, la gestion des pouvoirs bancaires est primordiale, car elle impacte directement la protection contre la fraude. Il est recommandé de mettre en place une validation centrale pour les entreprises qui déploient leur outil de paiement dans plusieurs filiales. Cette approche permet à la filiale d’être indépendante tout en offrant à la holding un droit de regard.
4. Appliquer les processus de contrôle interne dans le temps
La mise en place de processus de contrôle interne, tels que les 4 yeux, est une première barrière contre la fraude. Toutefois, pour aller plus loin, l’entreprise peut responsabiliser les signataires et s’assurer qu’ils aient un poids dans la sécurisation du paiement.
Il est également important de sensibiliser les collaborateurs impliqués dans les processus de paiement aux risques de fraude et de les former aux bonnes pratiques à adopter. Les directions financières doivent également établir une culture de vigilance et d’exigence en matière de sécurité des paiements et de lutte contre la fraude, en impliquant tous les acteurs de l’entreprise.
L’intégration d’une solution antifraude au TMS pour garantir la sécurité maximale des paiements
Afin de sécuriser vos paiements et prévenir de la fraude, Diapason propose d’intégrer la solution Trustpair à votre TMS !
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A propos de l’auteur
Célia Tinoco, Chargée de Marketing & Communication
Célia a rejoint l’équipe Marketing en tant que Chargée de Marketing & Communication. Ainsi, sur la partie content, elle rédige des articles de fond et d’actualité sur les sujets autour du métier de trésorier. De la sorte, elle espère donner aux trésoriers des clefs pour mieux maîtriser leur gestion de trésorerie et les accompagner au quotidien.
