Comment mettre en place un suivi de trésorerie efficace ? Mode d’emploi

Le suivi de trésorerie est une exigence pour toutes les entreprises. Il se compose de plusieurs indicateurs permettant de suivre l’activité et la santé financière de la structure. La gestion des flux de trésorerie implique une bonne maîtrise de fondamentaux de la trésorerie que vous allez découvrir dans ce mode d’emploi.

Le terme de suivi de trésorerie regroupe l’ensemble des procédures de contrôle et d’analyse des mouvements de fonds d’une entreprise, à savoir les entrées et les sorties. Le suivi de trésorerie offre une compréhension clarifiée de la situation financière d’une société. Par ce biais, les directeurs financiers et les trésoriers disposent d’une vision affinée pour gérer les potentiels risques. À cette fin, ils peuvent recourir à des logiciels de trésorerie.

La trésorerie d’une entreprise se définit par les ressources liquides immédiatement disponibles. Le solde de trésorerie d’une entreprise évolue de manière déficitaire ou excédentaire en fonction des mouvements d’entrées et de sorties d’argent.

Un bon suivi de la trésorerie permet d’anticiper des besoins de liquidités, engendrés par exemple par des défauts de paiement. Avec une vue d’ensemble de votre situation de trésorerie, vous êtes en mesure de faire face à des situations imprévues et donc minimiser les risques de trésorerie.

Une bonne gestion des flux financiers permet de prendre des décisions stratégiques éclairées et de réaffecter les excédents de trésorerie vers des placements ou des investissements stratégiques pour le développement de l’entreprise. Avec le déploiement d’un tableau de suivi de trésorerie, vous maximisez vos opportunités.

Réaliser un tableau de suivi de trésorerie s’effectue selon trois étapes :

• définir les catégories d’entrées et de sorties des flux
• concevoir des prévisions de trésorerie
• consigner les flux réels de trésorerie

Définir les différentes catégories d’entrées et de sorties des flux

La première étape consiste à identifier les différentes catégories d’entrées et de sorties des flux de trésorerie. Parmi les mouvements d’entrée, il est courant de relever :

• les crédits contractés auprès d’établissements bancaires
• les aides et subventions publiques
• la facturation des clients
• les apports personnels
• les apports des investisseurs

Les mouvements de sortie depuis la trésorerie de l’entreprise revêtent diverses dépenses :

• les remboursements de prêts bancaires
• les impôts et taxes (CFE, TVA, etc)
• les charges liées au fonctionnement (énergie, téléphonie, informatique, etc)
• les loyers
• les charges liées au personnel (salaires, primes)
• les fournisseurs et les prestataires de services

Chaque entrée et chaque sortie dispose de sa propre catégorie pour être identifiée facilement. La catégorisation des mouvements offre une meilleure lecture des flux. Il est essentiel d’identifier de manière précise toutes les catégories d’encaissement et de décaissement pour ne pas laisser de place à l’imprévu.

Concevoir des prévisions de trésorerie

La seconde étape repose sur la conception de prévisions de trésorerie. Votre plan de suivi doit inclure une anticipation des encaissements et des décaissements.

Prévoir les encaissements permet de concevoir des objectifs de vente. Les chiffres d’affaires des années précédentes sont des indicateurs précieux pour réaliser ces prévisions. Les encaissements incluent les factures que vos clients doivent régler. C’est un moyen de suivre le paiement des factures dues et de ne pas oublier d’effectuer les relances lorsque cela est nécessaire.

La prévision des décaissements se fonde sur davantage de précision. Toutes les sorties de trésorerie se réalisent sur un historique mensuel et annuel. Le paiement des loyers, des taxes ou encore des prêts bancaires est prévisible à l’euro.

Les autres charges sont parfois soumises à des aléas : les charges salariales, les factures énergétiques, les frais de maintenance ou encore l’achat des matières premières. D’un point de vue comptable, il est aisé de réaliser des projections plus ou moins précises.

Passer du prévisionnel au réel

Il est essentiel de réaliser le suivi des prévisions. Reportez les décaissements et les encaissements réels dans votre tableau de suivi de trésorerie. Précisez les catégories, les montants et les dates effectives des opérations. Indiquez encore le montant des factures émises en attente de règlement avec la date d’échéance. Pour plus de simplicité, vous pouvez opter pour l’automatisation des flux de paiement.

Ces trois étapes permettent d’anticiper l’évolution de la trésorerie de votre entreprise sur plusieurs semaines, voire plusieurs mois. La réactivité comptable impose une correction instantanée des flux d’entrée et de sortie pour bénéficier de la meilleure vision possible sur l’état de votre trésorerie à court terme.

Pour réaliser un suivi de trésorerie simple et précis, des indicateurs comptables doivent être pris en compte.

La trésorerie disponible

La trésorerie disponible définit l’argent liquide et les fonds disponibles. Ils permettent à l’entreprise de fonctionner de manière optimale durant sa période d’exercice.

La consommation nette de cash (également appelée “burn rate”)

La consommation nette de cash se mesure sur une période mensuelle. Elle indique la différence entre les encaissements et les décaissements pour livrer une situation précise de la trésorerie.

Le besoin en fonds de roulement

Le besoin en fonds de roulement (BFR) est la somme totale nécessaire au financement du cycle d’exploitation de l’entreprise. Il prend en compte les décalages des flux induits par les délais de paiement de vos clients pour le règlement des charges de la société. Ce KPI détermine donc la somme minimum que l’entreprise doit avoir à disposition durant son cycle d’exploitation.

Les créances et les délais de paiement des clients

Les créances clients regroupent les sommes en attente de règlement de la part de vos clients. Quant au délai client, il indique le nombre de jours moyen entre une vente et le délai de paiement de vos clients.

Les créances et les délais de paiement des clients

Les créances clients regroupent les sommes en attente de règlement de la part de vos clients. Quant au délai client, il indique le nombre de jours moyen entre une vente et le délai de paiement de vos clients.

Les dettes et les délais de paiement des fournisseurs

Il s’agit de l’argent présent dans votre trésorerie revenant à vos fournisseurs et prestataires de services. Ce KPI s’associe au délai de paiement indiqué sur les factures.

Les coûts de financement

Les coûts de financement définissent la somme globale des opérations de financement de votre entreprise : frais de facturation, frais de recouvrement, agios de découvert, etc.

La mise en place d’un tableau de suivi impose la mobilisation d’outils performants. Selon vos besoins, il existe plusieurs solutions pour vous accompagner au quotidien.

Le tableur de la suite bureautique Excel ou Sheet

Le tableur ou la feuille de calcul est un moyen efficace pour consigner les différents flux de trésorerie avec un niveau de précision élevé.

Pour un fonctionnement optimal de votre tableur, songez qu’il est nécessaire que l’utilisateur dispose de réelles compétences en modélisation financière pour créer des modèles de suivi personnalisé. Des formations existent pour acquérir une véritable aisance dans l’utilisation des tableurs, mais la mise en place de cette méthode de suivi reste réellement chronophage et source d’erreurs.

Le logiciel de suivi de trésorerie

L’autre solution consiste à recourir aux services d’un logiciel de suivi de trésorerie.

Les entreprises ont le choix entre deux architectures pour l’installation de leur TMS (Treasury Management System) : On Premise ou SaaS (Software as a Service).On Premise implique que le TMS est installé physiquement sur les serveurs de l’entreprise, tandis que l’installation en mode SaaS permet d’utiliser l’outil en ligne, accessibles depuis n’importe quel navigateur et ordinateur et être partagée entre plusieurs collaborateurs.

Le logiciel de suivi de trésorerie présente plusieurs avantages :

• une vision de l’ensemble des flux de trésorerie;
• l’anticipation des besoins de financement et la gestion des risques du marché et de crédit
• la sécurité des processus de paiements;
• la création de reporting automatisé;
• l’aperçu en temps réel de l’état de votre trésorerie.

Le logiciel de suivi de trésorerie garantit une automatisation des tâches quotidiennes du trésorier. Ce dernier peut recentrer son attention sur d’autres priorités pour le développement opérationnel de l’entreprise.

La réalisation régulière d’un suivi de trésorerie offre une vision clarifiée de vos recettes et dépenses dans le temps court. Il permet de mesurer la performance de l’entreprise et de créer des plans d’action pour cultiver la bonne santé financière de l’entreprise.