Comment optimiser le traitement des paiements ?

Le traitement des paiements recouvre toutes les étapes du cycle de vie d’une transaction financière, depuis son initiation par l’entreprise « payeur » jusqu’à son encaissement effectif sur le compte de l’entreprise bénéficiaire. Ce processus comprend notamment la vérification des informations de paiement, la validation interne, la transmission de l’ordre de paiement, ainsi que le suivi et la réconciliation des flux une fois les fonds reçus.
Dans un contexte B2B, les paiements concernent par exemple les règlements destinés aux fournisseurs, le paiement des loyers, l’acquisition d’équipements, le règlement des primes d’assurance, le remboursement de prêts ou encore le versement de salaires et de primes aux employés.

De nombreux acteurs interviennent dans la chaîne de traitement d’un paiement :

• L’acheteur ou payeur qui passe commande et choisit son moyen de paiement
• Le vendeur ou bénéficiaire qui émet la facture et fournit ses coordonnées bancaires
• Les banques et institutions financières des deux parties qui contrôlent les fonds et opèrent la compensation
• Les infrastructures d’échange et de règlement qui acheminent et rapprochent les ordres
• Les prestataires de services de paiement qui proposent des solutions de facilitation

Chaque parcours de paiement est unique en fonction du montant, du canal, des délais et des intervenants. Un virement SEPA entre deux entreprises européennes mettra quelques heures à être validé, tandis qu’un paiement par carte internationale devra passer plusieurs étapes de vérification en 3 à 5 jours.

Le traitement des paiements B2B repose sur un large éventail de canaux (espèces, chèques, virements, cartes, transferts électroniques de fonds (TEF) ou paiements ACH) et de systèmes (SWIFT, SEPA…), et s’effectue souvent dans différentes devises avec un risque de change à prendre en compte.

Parallèlement, de nouvelles formes de paiement émergent et se développent à l’échelle mondiale, comme les paiements en temps réel ou même l’acceptation des crypto-monnaies.

Les outils numériques, tels que les plateformes de paiement, les API et les services de trésorerie en temps réel, contribuent également à une gestion plus fluide, sécurisée et harmonisée des flux financiers. Une approche adaptée et diversifiée permet ainsi aux entreprises d’optimiser leur visibilité, de réduire leurs risques opérationnels, de mieux gérer leurs coûts et de renforcer leur résilience face à un contexte économique et réglementaire en constante évolution.

Au sein de l’entreprise, c’est la trésorerie qui orchestre la gestion des flux de paiement. Elle assure les missions suivantes :

• En amont : référencement des RIB clients/fournisseurs, paramétrage des workflows et droits d’accès, diffusion des consignes aux autres services.
• Pendant : réception des ordres de paiement, contrôles de 1er niveau, validation, transmission à la banque, suivi des remises et des rejets.
• En aval : lettrage des écritures, réconciliation bancaire quotidienne, comptabilisation, reporting, archivage probatoire.
  

La trésorerie doit maîtriser un volume croissant d’opérations. Selon une enquête menée par Redbridge DTA, 23 % des trésoriers d’entreprise déclarent gérer un volume supérieur à 10 000 paiements mensuels. Il faut garantir à la fois la fluidité, la sécurité et la traçabilité. Un défi de taille qui impose d’optimiser les processus.

Pour comprendre en détail le processus de traitement des paiements, prenons l’exemple concret d’une transaction par virement SEPA entre une entreprise française A et un de ses fournisseurs allemands B.

1. Le service achats d’A passe commande à B et collecte son RIB
2. Après livraison, A reçoit la facture et crée l’ordre de paiement dans son ERP
3. La trésorerie d’A récupère et contrôle l’ordre (montant, références, visas…)
4. Une fois validé, l’ordre est envoyé à la banque d’A avec la date d’exécution
5. A comptabilise l’opération dans ses comptes fournisseurs
6. La banque d’A confirme la bonne transmission du virement via un reporting
7. A met à jour sa comptabilité et rapproche l’écriture débitrice
   

1. La banque d’A vérifie la provision suffisante sur le compte
2. Elle transmet l’ordre de virement à la chambre de compensation SEPA
3. Après appariement, la chambre émet l’ordre à destination de la banque de B
4. La banque de B crédite le compte de B du montant reçu
5. Elle confirme le règlement définitif à la banque d’A et à la chambre
6. La chambre calcule les soldes nets réciproques et apure les positions
7. Les banques mettent à jour les comptes Nostro et Vostro qui retracent leurs échanges
   

1. B reçoit le virement sur son compte et un avis de crédit de sa banque
2. B comptabilise le règlement dans son système et lettres la facture correspondante
3. B rapproche son compte banque et insère l’écriture dans son échéancier clients
4. B intègre le paiement reçus dans son calcul de trésorerie prévisionnelle
   

On voit que même un virement basique implique de nombreux traitements administratifs, financiers et comptables de bout en bout. Chaque étape est critique et son bon déroulé conditionne la suite du processus..

Pour gagner en performance sur leur chaîne de traitement des paiements, les directions financières activent plusieurs leviers.

L’optimisation des processus de paiement repose en grande partie sur l’automatisation. Elle permet d’absorber les pics d’activité, de réduire les tâches manuelles répétitives et de repositionner les trésoriers sur des missions d’analyse et de contrôle à plus forte valeur.

Les opportunités sont multiples :

• Saisie et reconnaissance automatique des factures et relevés bancaires
• Création et routage automatisés des ordres en fonction de règles paramétrées
• Rapprochement bancaire quotidien sans intervention humaine
• Génération automatique d’écritures comptables pré-lettrées
• Proposition d’affectation des règlements reçus aux factures correspondantes
• Calculs automatiques de trésorerie prévisionnelle et FX (Foreign Exchange).

Deuxième levier d’optimisation : centraliser le pilotage de tous les flux entrants/sortants dans un outil unique. L’idée est de casser les silos entre activités (ventes, achats…), entités et pays pour avoir une vue consolidée. Les avantages sont multiples :

• Définir des règles de gestion et des circuits de validation uniformes, notamment les pouvoirs bancaires
• Appliquer des contrôles automatisés à grande échelle
• Tracer de bout en bout les opérations dans une piste d’audit complète
• Mesurer la performance des paiements via des indicateurs partagés
• Faciliter les rapprochements bancaires et les arrêtés comptables
• Sécuriser la communication bancaire via un canal unique

Au-delà des solutions techniques, les entreprises gagnantes misent sur l’amélioration continue de leurs processus de paiement, en appliquant les meilleures pratiques :

• Refonte et documentation des procédures de bout en bout
• Communication et formation régulière des collaborateurs
• Contrôle strict des habilitations et de la séparation des tâches
• Test ponctuel des dispositifs de secours (comptes backup…)
• Formalisation précise des schémas comptables et des règles de gestion
• Définition d’indicateurs de suivi de la performance des paiements
• Échanges avec les banques pour identifier les pistes de progrès

La sécurisation des paiements est un enjeu majeur pour préserver les actifs et la réputation de l’entreprise. 1 entreprise sur 2 victime d’une tentative de fraude en 2024 selon le baromètre annuel de la CESIN sur la cybersécurité des entreprises en France.

Cela passe d’abord par une analyse exhaustive des zones de vulnérabilité à chaque étape du traitement :

• Collecte des coordonnées bancaires (IBAN, BIC) : usurpations, falsifications.
• Circuits de validation des paiements : absence de contrôle, excès de droits.
• Canaux de transmission : intrusions, interceptions, altérations d’ordres.
• Systèmes applicatifs : accès non autorisés, failles logicielles, piratage.
• Procédures dégradées : non-formalisation, méconnaissance, contournements.

Pour chaque scénario, il faut évaluer sa probabilité, son impact financier et sa criticité. Un travail d’analyse de risques essentiel pour prioriser les actions préventives et correctives. C’est là qu’intervient un logiciel de gestion de trésorerie

Pour chacun de ces risques, les entreprises doivent mettre en œuvre les contrôles adéquats aux plans humain, organisationnel et technologique. En voici quelques exemples :

• Politique rigoureuse de gestion des habilitations et mots de passe
• Principe systématique du double regard sur les ordres sensibles
• Recours à des protocoles d’échanges hautement sécurisés avec les banques
• Chiffrement des données stockées dans les bases internes
• Scoring de criticité sur chaque transaction selon des scénarios paramétrables
• Rapprochement automatique des ordres émis et des flux reçus
• Alerting en temps réel sur les anomalies et les seuils de risque
• Piste d’audit complète et infalsifiable des actions et traitements
• Plan de reprise d’activité trésorerie formalisé et testé

Il faut combiner prévention de la fraude et détection pour couvrir tout le spectre : en amont pour réduire la survenance d’incidents, en aval pour réagir au plus vite en cas de problème.

Le marché du traitement des paiements poursuit sa dynamique de croissance et d’innovation. Focus sur trois grandes tendances.

Les entreprises cherchent à digitaliser de bout en bout leur chaîne de paiements via des solutions de pointe. Les enjeux ? Automatiser et fiabiliser les processus, réduire les coûts et délais, améliorer le parcours client.

Cela se traduit par des innovations telles que :

• Dématérialisation et intégration des échanges avec les SI tiers
• Prise en compte de nouveaux moyens de paiement (e-wallets, QR codes…)
• Exploitation de la data et de l’IA pour enrichir les contrôles
• Gestion temps réel et multidevises des opérations
• Refonte des portails B2B pour fluidifier le règlement

Les pressions réglementaires sur le traitement des paiements ne cessent de se renforcer dans un contexte mondialisé :

• Règles européennes issues de DSP2 sur l’authentification forte
• Normes internationales plus restrictives (SWIFT CSP, ISO 20022)
• Obligations de vigilance LCB-FT sur les bénéficiaires de fonds
• Prise en compte des sanctions et embargos géopolitiques
• Conformité au RGPD pour la protection des données personnelles

Autant de contraintes qui imposent d’intégrer des contrôles réglementaires dans les outils de paiement. Un gage de sécurité à la fois juridique, financière et réputationnelle pour les entreprises.

Autre évolution de fond : l’essor de l’open banking qui repense la relation entreprises-banques. Via des API sécurisées, les trésoriers peuvent interconnecter leurs systèmes à des services bancaires et tiers, afin d’enrichir leurs usages :

• Agrégation multi-comptes en temps réel
• Initiation de paiement sur tous canaux
• Analyse des données de transactions
• Simulation de trésorerie prévisionnelle
• Optimisation des conditions bancaires

Un nouveau terrain de jeu qui promet d’augmenter la performance des processus de traitement des paiements. A condition de bien en maîtriser les bénéfices et les risques !

Avec la prolifération et la digitalisation des échanges, la gestion des paiements devient un enjeu stratégique pour les directions financières. Au-delà de sa dimension technique, elle impacte directement l’efficacité, la sécurité et la conformité des opérations. Dans ce domaine, les trésoriers ont un rôle pivot pour fluidifier et fiabiliser l’ensemble des flux entrants et sortants, via des processus de bout en bout optimisés.

Une mission d’autant plus critique dans un contexte réglementaire et cyber tendu, où la moindre faille peut se chiffrer en millions d’euros ! Pour la réussir, les entreprises misent sur l’automatisation, la centralisation dans des outils experts (type TMS) et la sécurisation avancée des transactions. L’open banking promet aussi d’enrichir les usages à travers une intégration plus poussée des services bancaires. Une transformation digitale vertueuse pour les trésoriers comme pour leurs entreprises !